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Organisateurs d’events : le digital au cœur de l’expérience de vos visiteurs !

Comment réussir ses events professionnels ?

Il est des organisateurs d’events qui le savent mieux que d’autres et sont passés maîtres dans l’art de présenter les thématiques et intervenants capables de charrier les foules. Seulement, comme on ne parle pas ici d’un concert ou d’un festival, cet aspect ne constitue, dans le monde professionnel, que l’une des clés de la réussite. Indépendamment du contenu de l’event lui-même (formations, conférences, salons), il existe pour les professionnels une autre raison majeure de s’y rendre, que chacun connaît. Cette autre matrice du succès, qui parfois même supplante la première, réside dans la possibilité offerte de rencontrer commodément de nombreux professionnels, de créer de nouvelles interactions ; d’où la nécessité de dédier au networking des créneaux horaires et des espaces qui complètent et secondent le thème premier.

Permettre à ses visiteurs de se rencontrer, de se parler, de nouer des liens professionnels et personnels fait ainsi mieux que complémenter un événement, il en amplifie la portée et le souvenir. Tout ce qui peut faciliter cette part de networking ne saurait qu’être le bienvenu, à l’ère numérique. En somme, il est aujourd’hui impensable de ne pas intégrer l’outil digital au sein de l’expérience proposée.

Élaborer une (vraie) stratégie networking

On l’a évoqué précédemment, les events professionnels ne font que se multiplier et se décliner en nouveaux concepts. Si le fait d’y adjoindre une promesse de networking est une évidence, il est impératif que cette promesse laisse entrevoir une forte valeur ajoutée, qu’elle ouvre sur des développements et opportunités réelles pour soi, son entreprise ou ses projets. Bref, s’imaginer qu’une ambiance administrée par un DJ, une kyrielle de petits fours et un bar abondamment rempli suffiront à créer du lien est une perspective illusoire et, probablement, le signe d’un manque d’imagination flagrant. Le taux de réussite des events professionnels n’est pas indexé sur le sentiment de satiété ou d’ivresse, même si la statistique restera à jamais invérifiable. Réunir des gens dans une salle en les rassasiant et en les abreuvant dans l’espoir de voir croître presque spontanément des réseaux professionnels revient à ne pas penser sa stratégie ; pas plus en tout cas que les experts du dating qui s’escriment à compter les unions issues de croisières pour célibataires au pied du mur.

Le networking doit constituer un volet complet de votre stratégie, et s’adapter au goût du jour. Le temps est un bien précieux que les professionnels n’acceptent de sacrifier que lorsque le retour sur investissement s’annonce indiscutable. La perspective de devoir tâtonner, entreprendre une série de discussions plus ou moins gênantes et hasardeuses en essayant de cerner l’intérêt véritable de la chose derrière les formules creuses ou convenues échangées, pour déboucher au final sur des contacts dont l’intérêt mutuel voisine le zéro absolu… Voici là de quoi refroidir le plus motivé des missionnaires du networking à l’heure de remplir son agenda, et le faire renoncer à l’événement lui-même, voire aux prochains. Un événement dont le versant networking est un fiasco sera lui-même un fiasco, qui peut impacter durablement l’image de l’organisateur. La productivité importe, et vos visiteurs ne veulent qu’une chose : rencontrer les personnes intéressantes pour leurs projets, et celles qui peuvent enrichir leur horizon en l’ouvrant sur des opportunités ou des idées nouvelles.

Les « bonnes personnes », cœur battant de l’événement

Une stratégie networking ciblera d’emblée les intérêts de vos participants, en s’y adaptant. Chacun arrive avec en tête ses propres intérêts ou ceux qu’il représente, et ses propres objectifs. À vous de réussir à relier les points pour dessiner les contours de perspectives communes. Que veulent les participants, que peuvent-ils proposer en retour ? Il faut discerner ces variables et ce qu’elles impliquent en termes d’ajustements pour l’organisation. Le cadre spatial compte, par exemple, qui peut dans le meilleur des cas rassurer et canaliser les flux, accompagner les participants. On mettra aussi et surtout à disposition la liste des de ces derniers, dès que possible, en leur offrant des moyens de communiquer en amont. L’arme principale reste la liste des invités : une fois publiée, elle permet de mesurer les retours et d’organiser des réunions entre ceux dont les intérêts convergent, de moduler le planning ds events eux-même en fonction de leur dimension networking. Garantissez ainsi l’accès aux « bonnes personnes », avec l’assurance de ne pas venir pour rien.

Le digital : de l’événement à l’expérience

Il est aujourd’hui aberrant de penser un événement sans son versant numérique. Les participants font l’effort de venir ? Il faut leur faciliter la tâche au maximum, leur donner un accès aux informations le plus complet et direct possible. Cela peut impliquer l’habituel site dédié, qui centralise l’information, le mailing ciblé des invités, avec reminders avant (sans forcer la dose), remerciements ensuite, et infos principales mises en avant. Outils de streaming live vidéo pour l’event, promotion sur les réseaux sociaux, ni trop relâchée ni trop institutionnelle ou impersonnelle, à l’aide de l’outil adéquat – puisqu’on n’use pas de LinkedIn ou Facebook pour les mêmes raisons et de la même manière… Autant de possibilités, à des degrés divers, qui restent néanmoins de l’ordre de la communication.

Surtout, l’outil digital permet aujourd’hui et pour des raisons variées de briser la glace infiniment plus vite et de façon décomplexée. Il professionnalise et accélère l’expérience du networking en laissant une part plus grande à l’expression personnelle de chacun, et en réduisant celle de ce fameux hasard qui, s’il conserve un certain charme, comprend bien trop de risques d’échecs.

MySphere, une application pour exploiter le vrai potentiel networking du digital

Le networking, ou plutôt ce qui l’amorce, est bien souvent le déclic provoqué par une rencontre. Inspiration soudaine venue en conversant, perspective offerte par un autre professionnel, idées d’entreprendre ou opportunités de développement de business : trouver la « bonne personne » recouvre en réalité trois composantes. Le professionnel recherche la bonne personne, certes, mais il lui faut aussi le bon moment et le bon endroit.

Pour un visiteur, MySphere a l’avantage de combiner ces trois facteurs de réussite, et de se déployer sur trois temporalités :

En amont de l’évènement :

Vous retrouvez sur MySphere tous les events qui vont se dérouler dans votre zone géographique. Vous pouvez alors découvrir l’ensemble des visiteurs qui participeront à un événement et commencer à les contacter. Pour optimiser votre temps, l’algorithme de MySphere vous recommandera et vous présentera d’abord les profils les plus en adéquation avec le vôtre. Autrement dit, vous découvriez en priorité les profils les plus susceptibles de vous intéresser.
Vous préparez et posez ainsi à ce moment-là les bases du networking à venir.

Le jour J :

MySphere vous permet de savoir si les profils que vous souhaitiez rencontrer (et que vous aviez contactés) sont présents au moment T à l’event. Si oui, c’est l’occasion de les rencontrer immédiatement : optimisation de votre temps et de votre networking. Vous pouvez également grâce à MySphere repérer tous les autres profils pertinents qui sont présents au même moment que vous. Ils constituent autant d’opportunités potentielles de networking. Avec MySphere, finies la perte de temps, les présentations laborieuses et les mains serrées au hasard, au culot, pour rencontrer des profils pertinents. MySphere agit comme un accélérateur de networking qui vous permet de rencontrer les bonnes personnes (celles qui vous intéressent, selon les profils que vous aurez déterminés).

En aval de l’évènement :

Contrairement aux Apps de networking aujourd’hui proposées lors d’events, qui se présentent d’ailleurs comme de simples répertoires des participants, MySphere n’est pas à usage unique et ne se limite pas à la durée de l’événement. Vous disposez d’une App qui vous accompagne d’un événement à l’autre, sans discontinuité. MySphere centralise votre réseau et vos contacts si bien que vous pouvez continuer d’alimenter les relations nouées via l’Application.

Professionnalisme, précision, efficacité : le gain de temps et de productivité est le fondement même de l’application, qui s’adjoint à la stratégie networking de l’événement par ailleurs mise en place pour contribuer à son succès. La plus-value est ici évidente car elle permet donc de soutenir efficacement toutes les phases de l’expérience pour le participant, en amont, pendant les events, et par la suite. C’est ainsi que ce dernier s’installe dans la durée pour devenir, justement, expérience interactive : lorsque l’outil digital dépasse, avec cette application, le statut de simple vecteur de communication, pour que l’organisateur en exploite le véritable potentiel.

 

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